書類整理…オススメしない個別フォルダーを使ったバーチカルファイリング

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皆様、おはようございます。

美しい暮らしの空間プロデューサー

安東英子でございます❣

 

前回の記事

やっと完成! 書類整理ハンドブックをなぜ作ったのか!

まだ読まれていない方は読んでください。

 

 

さて、このハンドブックを作る時に、

美しい暮らしの空間アドバイザー達に聞いたことがあります。

それは…

 

バーチカルファイリングをしていますか?

 

なぜなら、書類整理の方法で

バーチカルファイリングをブログで紹介して、お薦めしている方が多いからです。

 

バーチカルファイリングとは、個別フォルダーを使った方法です。

 

しかし、当アドバイザーの中には、バーチカルファイリングをしている人は、

一人もいませんでした。

 

多分そうだろうな…と思いましたが。

 

過去に使っていた人はいましたが

「若い時に少しだけしたことがあったけど、大変なので止めた。」でした。

私も30代の時に試しにした時がありましたが、すぐに止めました。

 

 

◆理由は…

◎長年使うと紙製の個別フォルダーが痛んで、汚くなる。

ラベル部分は特に…手垢で汚れる。

これでは、いつか全てやり替える時が来ると思った。

 

◎個別フォルダーとファイルボックスにお金がかかる。

 

◎ファイルボックスに個別フォルダーを入れると重くなって取るのが大変。

棚の下の方ならまだしも、胸から上にボックスを入れていて、

取る時にウッカリ落として、ボックスごと足の上に…

なんてなったら、アイタタタ…です。

 

◎種類別にシールに書いて、それを剥がして…個別フォルダーに貼るのが大変。

または、たくさんの個別フォルダーに直接書くのが大変。

 

ちなみに…剝がすのが大変なシールがあって…イライラしたことが。

こんなこと、何十枚も場合によっては数百枚もしていられません。

 

◎分類を大まかにしてしまうと、

一つの個別フォルダーの中にドサっと書類の束が入って、

その中から1枚1枚探すのは大変。

探すことがストレスになり、長続きしないと思った。

 

◎細かい種類まで分類しようと思うと、個別フォルダーが膨大な数になる。

 

◎書類が増えるたびに個別フォルダーを追加して、ラベル貼り。

または貼り直し、作り直し。

 

 

忙しいのに、こんな事に時間をかけられない!

一つ一つの個別フォルダーにラベルを貼って、

こまごまとやっている時間があったら、掃除をした方がいい、

が結論です。

 

皆様は、バーチカルファイリングをご存知ですか?

 

バーチカルファイリング(vertical filing)

19世紀にアメリカで考案され日本にも戦後導入されました。
バーチカルとは垂直という意味で、書類をフォルダーにはさみ、

立ててキャビネットに収納します。

 

 

最近よくみかける

[個別フォルダーをファイルボックスの中に入れて書類を収納する]

という形のファイリング方法も、バーチカルファイリングです。

 

「書類整理」と聞くと、

この個別フォルダーを思い浮かべる方も多いようですが、

家庭の書類整理にバーチカルファイリングはおすすめしません。

 

と言っても、会社に勤めている当アドバイザーに聞くと、

「バーチカルファイリングは大変なので取り入れていません。」と。

 

また、別のアドバイザーは、

「昔勤めていた会社の机の引き出しはバーチカルファイリング。

ある時、取ろうとすると、個別フォルダーが破れて、

中に挟んでいた書類が落ちてバラバラに。」

 

「個別フォルダーを引き出しに入れていたけど、パンパンになり、

指を入れる隙間もなくなって出し入れが大変でした。」

 

「分類したかったけど、個別フォルダーの在庫がなくてできなかった。

その為、2種類の書類を1つの個別フォルダーに入れることになり、

その一つの個別フォルダーの中にも数十枚の紙。探すのが大変だった。」

 

 

バーチカルファイリングの仕組みは、作るだけでも大変です。

個別フォルダ―には1つ1つにラベリングをします。

細かくラベリングする作業だけでもとても手間がかかります。

書類整理がもともと苦手な方なら、なおさら大変に感じられるでしょう。

 

 

家の中の片付けも同じですが、

なるべく簡単に整理して収納できるものでないと続きません。

バーチカルファイリングの仕組みでは、

書類整理が終わる前に挫折してしまい最後まで片付け終わらないでしょう。

 

また、普段よく見る…書類だけではなく、

あまり見ることのない家の契約書、保険、年金手帳、パスポート、

驚いたのが通帳やクレジットカード、印鑑登録証まで、

個別フォルダーに入れている方も。

 

そして、家じゅうの全ての書類を個別フォルダーに入れて

リビングにドンと置き、

リビングを狭くしてしまっている方もいらっしゃいます。

もともとは、広いオフィスで大きなキャビネットに入れて使うための方法です。

家の中にそのまま取り入れることには無理があります。
ご家庭では使いにくい書類整理方法と言えます。

 

「バーチカルファイリングをやってみようと思ったけどダメだった」

と、長続きせず個別フォルダーを処分された方を

片付けに伺ったお宅で数多く見てきました。

 

パッと見では、いかにも「書類が整理できている」感じがしますが、

使いにくいので途中で挫折したそうです。

 

余程時間がある方や、書類整理が好きな方でないと完成させられません。

 

でも、私は…

時間があっても

バーチカルファイリングはしません。

メリットを何も感じないからです。

 

 

すでにアドバイザーからハンドブックを購入された方は、

まさにこのバーチカルファイリングをしようとされていたそうです。

なぜなら、多くのブログに書いていたからだそう。

もちろんアドバイザーがストップを。

 

ハンドブックを見られて、感動されていたそうです。

作ってよかった💛

 

 

と、言うことで…ハンドブックでは、

このバーチカルファイリングはオススメしていません。

 

紙類の収納で必要な収納用品として3つの種類。

もちろんすぐに手に入るものです。

 

 

書類整理でお悩みの皆様、

是非、お片付けのお申込をしてくださいね。

 

書類整理…本当に頭が痛くなりますよね。

書類の量は、各ご家庭で本当に差があります。

 

仕事の書類は一切ないのに、どうしてこんなに?

と思うお宅もあります。

 

段々年をとってくると、

この書類は本当に頭を悩ませる存在になります。

 

書類を見ただけでため息が出る…

手をつける気持ちになれない…

目的の書類を探すのが大変でストレス…

私が死んだら家族が困ると思うけど、どうしていいかわからない。

 

 

ですが、書類は、ためてしまうと大変……

一度整理すれば、あとは気持ちもスッキリです。

複雑で手間のかかる書類の整理方法では挫折してしまいます。

 

 

ご本人だけでなく、家族もすぐに見つけることができる書類整理が大事です。

1年越しで作ったハンドブックで…

書類整理してくださいね!🎉

 

次回は、もう一つ オススメしない書類収納用品を紹介します。

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